各市、州公路（交通）学会、各单位会员、学会各专业委员会:

　　为了进一步加强学会组织与广大会员的联系,更好地为会员服务，充分发挥学会各级组织的纽带作用，增强学会凝聚力,根据《中国科学技术协会章程》、《中国科协全国学会组织通则》、中国科协《关于规范全国性学会个人会员登记号的通知》以及《湖北省公路学会章程》的有关规定，经湖北省公路学会第七届二次理事会研究决定，2009年对学会会员进行一次会员换证登记工作。现将有关事项通知如下:

　　一.充分认识换证登记工作的重要意义。

　　这次会员换证登记工作是继2003年后一次大范围换证登记工作,五年来,会员发生很大变化,这不仅体现在会员数量上,而且也体现在会员对学会服务需求上。因此,做好这次换证登记工作,摸清会员信息,掌握会员需求,建立会员管理信息系统，更好地服务会员，进一步调动广大会员积极性具有非常重要的意义。各市、州学会组织、各单位会员、学会各专业委员会一定要高度重视，广泛动员,精心组织,安排专人认真负责地做好这次会员换证登记工作。

　　二.明确工作职责和任务。

　　这次会员换证登记工作要充分发挥各学会组织和单位会员单位的职能作用。各市、州公路（交通）学会、各单位会员、学会各专业委员会负责做好本地区、本单位、本专业委员会这次登记换证组织、宣传、收集、统计和管理工作。

　　三.换证登记的范围。

　　凡是学会理事会或常务理事会已经审批通过的单位会员和个人会员，不管以前有没有领取会员证书的单位或个人，这次统一登记并颁发新会员证书。

　　四.换证登记工作的基本程序:

　　1、单位会员换证登记工作的基本程序:已经是湖北省公路学会单位会员的单位，换证登记时须填写《湖北省公路学会单位会员登记/入会申请表》(一式三份),将此表报送到所在市州公路(交通)学会(在汉的单位会员单位可直接报送到省公路学会)；由市州公路(交通)学会统一向省公路学会报送；省公路学会审核后，集中办理登记,并颁发新的《湖北省公路学会单位会员证书》。

　　2、个人会员换证登记工作基本程序:已经是湖北省公路学会会员的个人,换证登记时须填写《湖北省公路学会个人会员登记/入会申请表》(一式三份)；本人所在单位是单位会员的，可将申请书表报送本单位，由所在单位进行统一汇总，填写《本单位个人会员信息统计表》。然后将本单位所有个人申请表和《本单位个人会员信息统计表》一并报送到所在市州公路(交通)学会(在汉的单位会员单位可直接报送到省公路学会)；本人所在单位不是学会单位会员，可将申请表直接报送所在地公路(交通)学会。市州公路(交通)学会再将本市州所有个人申请资料汇总，填写《本市州个人会员信息统计表》；然后将本地区所有个人申请表和《本市州个人会员信息统计表》一并报送省公路学会；省公路学会审核后，集中办理登记,并颁发新的《湖北省公路学会个人会员证书》。

　　3、已经办过会员证的单位会员或个人会员这次换证登记时原则上以老证换新证，报送申请表时，请将老证一并报来，老证作废。

　　五.申请入会审批基本程序：

　　在这次换证登记工作中，坚持广纳英才,发展和壮大学会组织，积极吸收在湖北省从事交通科研、教学、设计、公路建设、施工、工程材料与设备生产、经营与管理的企事业单位和中介组织;吸收具有工程师、讲师、助理研究员、技师、会计师、经济师等中级以上(含中级)技术职称或取得硕士以上(含硕士)学位的交通科技工作者;具有高等院校毕业或专科毕业,从事公路交通事业三年以上或中专毕业五年以上的交通科研、教学、设计、生产、管理工作者等符合湖北省公路学会会员条件的单位和个人加入学会。加入学会的单位或个人审请审批程序如下：

　　1、单位申请入会审批工作程序：新申请入会的单位，由单位或团体向本会提出申请，填写《湖北省公路学会单位会员登记/入会申请表》(一式三份),将单位(团体)申请书、申请表、单位有效证件(企业附营业执照、企业法人代表身份证；事业附单位法人证书、事业单位法人代表身份证；社会团体法人登记证书)一并报送所在市州公路(交通)学会(在汉的单位会员单位可直接报送省公路学会)；市州公路(交通)学会按照单位会员条件进行审查，签署推荐意见后，汇总并报送省公路学会；省公路学会组织委员会审核汇总后，报学会理事会或常务理事会审批，学会理事会或常务理事会审查通过后，即成为本会单位会员，由省公路学会办理单位会员登记手续，并通过单位所在地公路(交通)学会向申请单位颁发《湖北省公路学会单位会员证书》;在汉单位由省公路学会直接颁发。

　　2、个人申请入会审批工作程序：个人申请入会,须由本人提出申请,并填写《湖北省公路学会个人会员登记/入会申请表》(一式三份)；本人所在单位是单位会员的,可将申请书和申请表报送本单位,由单位签署意见后、统一汇总报送到所在市州公路(交通)学会(在汉的单位会员单位可直接报送省公路学会)；本人所在单位不是学会单位会员,可将申请书和申请表直接报送到所在地市州公路(交通)学会;地市州公路(交通)学会按照单位会员条件进行审查，签署推荐意见并汇总后,统一将本市州所有申请人的申请书、申请表和《本市州个人会员信息统计表》一并报送省公路学会；省公路学会将全省申请人的信息汇总后,报学会理事会或常务理事会,由学会理事会或常务理事会审查通过后,即成为本会个人会员;学会将对审批通过的个人会员进行登记,并通过地市州公路(交通)学会或单位会员单位(在汉单位)颁发《湖北省公路学会个人会员证书》。

　　六、会员证的发放程序：所有完成申请换证登记审批手续的单位会员、个人会员,省公路学会将把审批批复通知到所在市州公路(交通)学会或在汉的单位会员单位;由市州公路(交通)学会或在汉的单位会员单位统一到省公路学会领取单位会员证书或个人会员证书,并由市州公路(交通)学会发放到本地单位会员或个人会员，或由在汉的单位会员单位发放到本单位个人会员;在汉个人会员所在单位不是单位会员的直接通知到本人到学会领取个人会员证书;单位和个人会员申请批复由省、市州公路(交通)学会、申请单位各留存一份。

　　七、几点工作要求:

　　1、这次登记换发证工作严格执行入会自愿,退会自由的原则。凡本次到期不提交单位会员或个人会员登记/申请表的单位或个人,视为自愿放弃,作自动退会处理。本次登记换发证工作截止时间为2009年6月30日,超过截止日期,原则上不受理。

　　2、申请登记换发证或申请入会的个人会员,申请时需交2张1寸彩色近期登记照，以便办证之用。

　　3、为了体现会员的责任义务，本次换证登记一次性收取个人会员办证工本费及会费50元,收取单位会员办证工本费500元。

　　4、凡办理登记手续的会员可免费得到省公路学会编发的《学会简讯》(每月一至二期)和《学术论文集》每年一册。

　　5、各市州学会、各单位会员单位、学会各专业委员会要做好本地、本单位个人会员信息资料的统计、整理工作；广泛搜集会员的意见和建议,并将一些好的意见和建议及时报省公路学会;要做好本地、本单位登记换发证工作的总结，并将总结材料与信息报表于7月上旬前报省公路学会。

　　6、单位或个人申请入会转入正常后，每年审批两次。各市州学会、各单位会员单位、学会各专业委员必须在每年五月底或十月底前将本地、本单位的单位申请或个人申请资料报送到省公路学会,以便学会理事会或常务理事会审查。

　　7、《湖北省公路学会单位会员登记/入会申请表》、《湖北省公路学会个人会员登记/入会申请表》和市州（单位）个人会员登记信息统计表可在湖北省公路学会网站下载；各市州、各单位会员单位在报送单位、个人会员登记/申请表、个人信息统计表时，一并报送这三个表的电子表，以便省公路学会建立会员信息管理系统。

　　二〇〇九年二月十八日

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